بودجه

بودجه چیست؟
عبارت است از یک ابزار مدیریتی برای طراحی فعالیت های آینده مدیریت که شامل برآورد فروش,‌ هزینه ها, تولید و غیره می باشد. بودجه بندی برای مشخص کردن نتایج مورد انتظار کسب و کار و خطوط عملیاتی ممکنی که در آینده باید برای دست یابی به این نتایج پیموده شود انجام می شود.
نتایج مورد انتظار یا به صورت دوره های مالی و یا سایر ارقام از قبیل کمیت تولیدات برحسب واحد, نفر ساعت, ساعات کار ماشین و غیره برنامه ریزی می شوند. بودجه بندی را می توان به صورت «پیش بینی برنامه عملیات بر اساس بازدهی مورد انتظار عملیات» تعریف نمود.
بودجه باید بر اساس نیازهای برآورد شده آتی برای یک دوره زمانی مشخص بنا شود. بودجه باید با کمک اطلاعات آماری قبلی آماده شود. بنابراین بودجه بندی را همچنین می توان به صورت زیر تعریف نمود :
«پیش بینی و طــرح ریزی دوره زمانی بعدی بــا استفاده از تجــربه قبلی و گرایش های بازار و موقعیت فعلی».
 

بودجه از پیش استانداردهای عملکرد را برای هدایت کوشش ها و فعالیت ها در کسب و کار تأمین می کند. از آنجا که بودجه ها استاندارد های عملکرد را تأمین می کنند, در نتیجه تبدیل به مبنائی برای کنترل می شوند. کنترل مورد استفاده برای اجرای بودجه «کنترل بودجه» نامیده می شود. بنابراین بودجه بندی به نقش برنامه ریزی مدیریت مربوط می شود, در صورتی که «کنترل بودجه» شامل نقش کنترل در سازمان می شود.
اهداف بودجه بندی :
بودجه بندی اهداف اصلی زیر را دنبال می کند:
. ارزیابی دوره ای سیاست های مدیریت(1
ایجاد مبنائی برای بررسی دستاوردهای صنعت. (2
. کنترل هزینه ها در بخش های مختلف(3
ایجاد برنامه ای برای پیشرفت سیستماتیک.(4
اتخاذ مبنائی برای هزینه کردن سرمایه.(5
ایجاد مبنائی برای کنترل کارکرد بخش های مختلف مربوط به سازمان(6 (تجاری) از طریق بازبینی بازدهی و صرفه اقتصادی آنها .
مزیت های بودجه بندی :
بودجه بندی به خاطر دارا بودن مزیت های زیر از هر نظر حائز اهمیت زیادی است:
مسئولیت عملکرد بخش ها تثبیت می شود. بنابراین کنترل لازم را (1 روی تغییر و تحول مسئولیت اعمال می کند.
موقعیت اقتصادی سازمان مربوطه مشخص و روشن می شود(2
کنترل عملکرد و بازدهی صنعت انجام می شود(3
با کنترل تمام سطوح سازمان, مدیریت بهبود می یابد. بنابراین بازدهی(4 نیز بهبود می یابد. در هنگــام دریافت وام از بانک ها نشان دادن بودجه اهمیت زیادی دارد بــه طوریکه مــا می توانیم از موقعیت مالی سازمان(5 مربوطه آگاه شویم .
به سیاست گذاری های دوره های آتی کمک می رساند.(6
تعیین نمودن قیمت محصول مفید است .(7
الزامات بودجه :
به منظور آماده سازی بودجه, ملاحظات زیر باید رعایت شوند: تخصیص اختیار و مسئولیت : (a
به منظور حصول یک بودجه بندی مطلوب, نظم و ترتیب مناسبی برای دادن مسئولیت و اختیار اتخاذ می شود. به این منظور یک کمیته بودجه مرکب از نمایندگان تمام بخش های سازمان تشکیل می شده و یک متصدی بودجه به عنوان هماهنگ کننده منصوب می شود. مسئولیت او گرفتن گزارشات دوره ای از بخش های مختلف و کنترل نمودن اینکه تمام بخش ها برآوردهای مربوط به خود را با داده های موید کافی آماده کنند می باشد.تعیین شفاف سیاست های شرکت : (b
برای آماده سازی یک بودجه مطلوب, آگاهی از سیاست های شرکت اهمیت زیادی دارد. پس از دانستن این سیاست ها, بودجه با در نظر گرفتن تأثیر سیاست ها در هر بخش آماده می شود.
:اطلاعات هزینه ها (c
در هنگام آماده سازی بودجه, تمام اطلاعات مربوط به بودجه حائز اهمیت می باشند. بودجه تنها پس از دانستن هزینه های تولید محصول و سایر سیاست های مربوط به حاشیه سود وغیره قابل آماده شدن است .
دسته بندی انواع بودجه :
انواع اصلی و مهم بودجه عبارتند از <6نوع>، فروش، تولید، مالی، سرمایه گذاری و موجودی نقدی که به قرار زیرند:(1) بودجه کل :
در مورد سازمان های بزرگ, بودجه کل و مفصل بودجه بزرگی است . بنابراین یک خلاصه جداگانه آماده می شود که مروری بر تمام طرح ها, سیاست ها و تأثیرات آنها بر روی سازمان تجاری را ارائه می کند. بودجه خلاصه شده کل سازمان با عنوان «بودجه کل» نامیده می شود. بودجه کل چارچوب عملکردهای قابل انتظار در بخش های مختلف سازمان تجاری را مشخص می کند. هدف بودجه کل عبارت است از حفظ هماهنگی کلی در برنامه های تحت بودجه که همچنین توسط مدیران رده بالا برای اعمال کنترل موثر بر سازمان تجاری مورد استفاده قرار می گیرد. برای تعیین بودجه کل, ابتدا بودجه بخش های مختف جهت ترکیب در بودجه کل تعیین می شود.
(2) بودجه فروش : این بودجه درآمدهای حاصل از محصولاتی که به احتمال زیاد فروخته خواهند شد و هزینه های فروش را ارائه می کند. پیش بینی فروش می تواند بر اساس گزارشات دریافت شده از مدیر فروش انجام شود که کمیت تقریبی محصولاتی که احتمالاً در ناحیه وی به فروش خواهند رفت را مشخص می کند. بودجه هزینه های فروش با برآورد هزینه های تبلیغات, تجزیه و تحلیل بازار, حقوق مدیران فروش,‌ هزینه های دفتری وغیره آماده می شود. گزارشات ثبت شده قبلی در آماده سازی بودجه فروش بسیار مفید واقع می شوند. بودجه فروش نقطه شروع در برنامه ریزی بودجه است, زیرا فروش عبارتست از فعالیت های اصلی که به تمام فعالیت های اصلی دیگر در سازمان شکل می دهد.فروش و تولید فعالیت های اصلی یک سازمان تولیدی هستند و همه فعالیت های دیگر یک نقش کمکی را در سازمان ایفا می کنند. بدون طرح ریزی فروش هیچگونه برآورد آتی درباره فعالیت های جانبی در سازمان قابل انجام نیست. حتی بین دو فعالیت اصلی فروش و تولید, این فروش است که جریان تولید را در تمام سازمان تجاری تنظیم می کند.هدف اولیه سازمان تجاری عبارتست از کسب موقعیت خوب در بازار و این موقعیت بازار مستلزم آنست که فروش جایگاه بودجه شماره یک را داشته باشد.(3) بودجه تولید :
این بودجه جهت حصول اطمینان از برآورده شدن نیازهای بخش فروش آماده می شود. در این بودجه زمان تولید و زمان ارسال کالای تولید شده مشخص می شود. این بودجه همچنین شامل پرداخت های احتمالی و نگهداری کالاهای تولید شده می باشد. بودجه تولید با در نظر گرفتن نیازهای فروش و ظرفیت کارخانه آماده می شود.علاوه بر اینها, هدف بودجه تولید,‌ تضمین اقتصادی بودن تولید محصولات و حداکثر استفاده از تسهیلات تولید از طریق یک عملیات روان می باشد هزینه تولید یک مسئله مهم در تولید است و اثر گذاری تلاش های برنامه ریزی را تعیین می کند. راه اصلی کاهش هزینه ها همانا تضمین حداکثر استفاده از تسهیلات و امکانات تولید و حصول هماهنگی کامل در روابط کاری آنها می باشد و این همان کاری استکه در ساختار تولید انجام می شود. (4) بودجه مالی
این بودجه خلاصه پول های دریافتی و پرداختی در طی دوره بودجه را ارائه می کند. بودجه مالی, میزان سود و زیان و موقعیت نهائی موسسه را در انتهای دوره بودجه پیش بینی می کند. بنابراین بودجه مالی به مدیریت در برنامه ریزی بلند مدت یاری می رساند. این بودجه برای استفاده اعضای مدیریت رده بالا آماده می شود تا از میزان سود دهی یک برنامه بودجه بندی اطلاع یابند. این بودجه کاربردی در سطوح پائین تر سازمان ندارد. کنترل بودجه بدون کمک بودجه مالی قابل اعمال کردن نیست.(5) بودجه سرمایه گذاری :
بودجه سرمایه گذاری با هدف یک سرمایه گذاری برنامه ریزی شده و به موقع در سازمان تجاری آماده می شود. به منظور حصول اطمینان از در دسترس بودن به موقع سرمایه و برای اجتناب از بروز مانع در کارهای روزمره سازمان تجاری, این بودجه چارچوب سرمایه گذاری آینده در یک دوره بلند مدت را مشخص می کند. برای بدست آوردن دستگاه های جدید, ماشین ها و سایر امکانات تولید, سازمان تجاری به سرمایه گذای اضافی نیازمند است. سرمایه گذاری برای سالی که در پیش است طراحی شده و از طریق آماده سازی این بودجه تأمین می شود به خاطر این بودجه از تمام تنش ها و تقلاها اجتناب می شود و سازمان تجاری بدون آمادگی برای این وضعیت تحت فشار قرار نمی گیرد.(6) بودجه موجودی نقدی :
بودجه موجودی نقدی به منظور برنامه ریزی دریافت ها و پرداخت های نقدی احتمالی در طی دوره زمانی بودجه آماده می شود. این بودجه موقعیت موجودی را به صورت ماه به ماه و یا حتی در بعضی از وارد به صورت هفته به هفته تجزیه و تحلیل می کند. هدف از بودجه موجودی نقدی حصول اطمینان از تأمین نقدینگی به صورت ثابت برای برآورده نمودن نیاز روز به روز سرمایه گذاری و پرداخت تعهدات جاری سازمان کسب و کار می باشد. این بودجه از لحاظ مادی در جهت پرداخت های سنگین برای خرید دارائی های غیر منقول, پرداخت بهره و سود سهام در مواقع بازخرید اوراق قرضه و سهام بدون ایجاد هرگونه اختلالی در کارکرد عادی یک موسسه تجاری یاری می رساند.(7) سایر بودجه ها :
علاوه بر بودجه های فوق الذکر, بعضی بودجه های دیگر هم در صنایع بزرگ تهیه و آماده می شوند. این بودجه ها عبارتند از بودجه مواد اولیه, بودجه نیروی انسانی, بودجه تحقیقات و غیره .
خلاصه بودجه :
برای آماده کردن یک «خلاصه بودجه», سه سند مختلف مانند (1) بودجه کل (2) اظهارنامه درآمدهای بودجه و (3) برگ موازنه بودجه مورد استفاده قرار می گیرند.
بودجه کل نتایج مورد انتظار تمام بودجه های حمایت کننده را به یکدیگر ملحق نموده و شامل اهداف فروش,‌اهداف تولید و اهداف سایر فعالیت ها می باشد. بودجه کل به تنهائی قادر به نشان دادن سود زائی برنامه بودجه بندی نیست. بنابراین به منظور اطمینان یافتن از درآمدهای آینده در طی دوره بودجه, «بودجه دخل و خرج» به شکل مناسبی تهیه می شود و در آن هم نتایج تجاری و هم نتایج خالص با اصطلاحات مالی بیان می شود. گاهی هم لازم است که به جای آن یک اظهارنامه درآمدها به طور جداگانه برای برآورد نمودن درآمدهای آتی موسسه تجاری تألیف شود. بودجه دخل و خرج ضرورتاً با موقعیت مالی سازمان تجاری که در برگ موازنه ذکر می شود رابطه دارد.
برگ موازنه بودجه برای نشان دادن اختلافات بین دارائی ها و بدهی ها که در اثر نتایج برنامه بودجه بندی بوجود می آید آماده می شود. برگ موازنه بودجه و اظهارنامه درآمدهای بودجه با استفاده از داده های موجود در بودجه کل آماده می شود.این بدان معناست اظهارنامه درآمدها و برگ موازنه مالی آینده ترجمان «بودجه کل» هستند و این سه سند در مجموع «خلاصه بودجه» را تشکیل می دهند تا مدیریت رده بالا از آن به عنوان ابزاری برای کنترل سازمان تجاری استفاده کنند.
کنترل بودجه :
از آنجا که ما قبلاً بودجه را با تعریف «برآورد نیازهای آتی فعالیت های سازمان تجاری طی یک دوره مشخص» مورد بحث قرار دادیم, بنابراین اتخاذ فرآیندی با نام کنترل بودجه بسیار مفید خواهد بود که عبارتست از «فرآیند مقایسه نتایج حقیقی با داده های بودجه مربوطه برای درک علت حقیقی اختلافات». کنترل بودجه را همچنین به زیر تعریف کرد : «فرآیندی که یک استاندارد حقیقی را با نظارت دقیق حتی الامکان نزدیک به یک استاندارد از پیش تعیین شده نگه می دارد.»کنترل بودجه برای آگاهی از گستره منافع یا زیانهائی که در حال وقوع هستند مفید است.
مزیت ها :
بودجه و کنترل بودجه مزیت های زیادی را برای عملکرد یک سازمان صنعتی تحت مسئولیت در بر دارد. بعضی از نتایج مهم آن عبارتند از:
. اهداف سازمان تجاری را به وضوح مشخص می کند(1
. به طرح ریزی برای دست یابی به این اهداف مدد می رساند(2
. به تعیین سیاست های سازمان تجاری کمک می کند(3
اطلاعات کاملی را از پیش درباره مقدار سرمایه مورد نیاز برای دوره(4 زمانی بودجه در اختیار می گذارد.
به کنترل کردن موقعیت مالی موسسه تحت مسئولیت کمک می رساند.(5
به مدیریت در جهت کنترل نمودن دلائل عدم بازدهی کمک می کند.(6
همکاری در بین مقامات اجرائی مختلف را در جهت تعیین سیاست ها(7 و برنامه های آتی ارتقاء می بخشد.
. به عنوان ابزاری برای مدیران اجرائی عمل می کند(8
مشخص می کند که چه وقت برای دست یابی به نتایج دلخواه به عمل(9 مدیران نیاز هست.
به اندازه گیری عملکرد هر بخش سازمان تجاری کمک می کند.(10
کنترل مدیریت را متمرکز می کند.(11
شرایط اساسی برای اعمال کردن کنترل بودجه:
شرایط اساسی برای اعمال کنترل بودجه عبارتند از:
تمرکز بر اهداف(1
ثابت بودن نمایندگان بخش ها (2
اهداف مناسب(3
دوره زمانی مناسب (4
ارتباط بین مقدمات برنامه ریزی (5
آمادگی انعطاف پذیری(6
تمرکز بر اهداف : (1
بودجه بندی باید بر مبنای اهداف و سیاست های سازمان تجاری انجام شود. اگر اهداف در بودجه مورد تأکید قرار نگرفته باشند, بودجه تنها تلاش های بی هدفی را بر می انگیزد و تلویحاً به معنای چیزی بیش از پیش حسابرسی معاملات مورد انتظار در سازمان تجاری نیست.
لازم است که به منظور شکل گیری و اجرای بودجه بندی, وظایف (2 مسئولیت های ثابتی به مدیران در سطوح مختلف سازمان واگذار شود. کل بودجه به عناصر جزئی خرد شده و با اجزاء سازمانی تطبیق می یابد. با این کار هر عضوی از مدیریت می تواند از آن بخش خاص از بودجه کـل که به او سپرده شده است و زمانی که از او برای تکمیل کار انتظار می رود اطلاع می یابد.بـرای حفظ هماهنگی و همـکاری لازم بیـن عملیات دو یا چند بخش در سازمان , بودجه های بخش ها در یک بودجه کل برای تمام سازمان به عنوان یک کل واحد ترکیب و در هم تنیده می شود.
اهداف مناسب: (3
در مسائل مربوط به تنظیم اهداف بودجه بایستی کنترل های مناسب و سپرهای ایمنی در برابر اتخاذ و انطباق با برآوردهای خیلی بالا یا خیلی پائین در نظر گرفته شود.
هر دوی این حالت های افراطی در برآورد بودجه مشکلاتی را در سازمان بوجود می آورند و نیروی انسانی سازمان تجاری را تضعیف می کنند. بنابراین حداکثر دقت باید برای تعیین اهداف بعمل آید به طوریکه انگیزه کارمندان و مسئولیت فردی از یک سو بر انگیخته شده و از سوی دیگر عملکردهای ضعیف بهبود یابد.
دوره زمانی مناسب: (4
هر موسسه تجاری نیاز به یک بودجه کوتاه مدت و یک بودجه بلند مدت دارد. بودجه فروش, بودجه پرداخت های عملیات, بودجه دخل و خرج و بودجه موجودی, بودجه های کوتاه مدت معمول هستند. از طرف دیگر, بودجه سرمایه گذاری, بودجه تحقیقات و بودجه آموزش و پیشرفت مدیران بودجه های بلند مدت معمول در موسسات تجاری به شماره می روند.
آماده سازی بودجه های سالانه, بودجه بندی کوتاه مدت نامیده می شود, در صورتی که بودجه های پنجساله یا ده ساله بودجه بندی بلند مدت نام دارد. در بودجه بندی کوتاه مدت, دوره زمانی بودجه معمولاً یکسال است. بودجه برای یکسال آماده می شود و هر شش ماه یا سه ماه یکبار مرور می شود. در حقیقت بودجه بندی یک فرآیند مداوم بوده و نیازمند هماهنگی کامل بین بودجه های بلند مدت و کوتاه مدت است.
ارتباط بین موضوعات برنامه ریزی :(5
اگر بنابر آن باشد که بودجه های بخش های سازمان و بودجه های فرعی طوری آماده و تفسیر شوند که در کل سازمان با هم سازگاری و هماهنگی داشته باشند, ارتباط بین مقدمات برنامه ریزی حائز اهمیت می باشد. بودجه های فرعی که اکثراً با یکدیگر رابطه متقابل دارند باید در هنگام برنامه ریزی بر اساس مفروضات یکسانی آماده شوند تا هماهنگی عملی در بین بخش های مربوطه حفظ گردد.
آمادگی انعطاف پذیری: (6
در بودجه بندی هیچ چیز خشک و انعطاف ناپذیری نباید وجود داشته باشد و بودجه ها همیشه باید انعطاف پذیری لازم برای مقابله با تغییر شرایط را داشته باشند. قابلیت انعطاف یکی از جنبه های مهم واساسی بودجه بندی است. اما انعطاف پذیری نباید توسط مدیران عمل کننده به عنوان عذری برای کاهش عملکردشان تلقی شود. جز در مواردی که دلایل کافی وجود داشته باشد, هیچگونه تغییری نباید در بودجه ای که در حال اجراست داده شود. ایجاد هرگونه تغییری در ارقام بودجه همواره باید در بالاترین سطح مدیریت و پس از مداقه کامل انجام شود.
حفظ قابلیت انعطاف در بودجه بندی :
اطمینان کامل نداشتن از نیازهای مشتریان, کمبود مواد و مصالح, مناقشات کارگری و اولویت های ناشی از قراردادهای دولتی, پیش بینی کسب و کار تجاری و آماده سازی بودجه های دقیق را به کاری مشکل بدل کرده است. در نتیجه, بودجه بندی از بسیاری جهات با درجه ای از انعطاف پذیری انجام می شود, یعنی انعطاف برای انحراف از برنامه یا ویرایش ماه به ماه برآوردهای بودجه به منظور فائق آمدن بر تغییر شرایط برنامه آماده سازی بودجه که یک سری برآوردهای بودجه ای را برای سطوح مختلف فروش و تولید قابل انتظار تحت شرایط متغیر دوره زمانی بودجه تهیه می کند.
یک شرکت آبجو سازی یعنی شرکتی که بخاطر تغییرات آب و هوائی, عرف مرسوم و نیازهای نظامی پیش بینی کردن فروش و تولید آن کار مشکلی است, طرح زیر را برای آماده سازی بودجه اتخاذ کرده است. با بهترین اطلاعات راهنمای موجود مانند پتانسیل نیاز به محصولات شرکت, برآوردهای کلی فروش, تولید و هزینه ها برای دوره زمانی یک ساله بودجه این شرکت آماده می شود, اما بودجه ها به طور مفصل آماده نمی شوند و به عنوان یک ابزار مرکزی به روسا داده نمی شوند. با برآوردهای کلی که راهنمای کار به شمار می آیند, بودجه مفصل برای یک دوره 3 ماهه در اول هر فصل آماده می شود. بعد در شروع هر ماه برآورده های بودجه برای آن ماه بدقت بررسی و مرور شده و یک ویرایش در مورد هر بــرآوردی که به نظر می رسد ارتباطی با فعالیت های فروش و تولید قابل انتظار در آن ماه ندارد بعمل می آید. در این شرکت کمیته بودجه به طور دائمی برآوردهای هزینه و طرح های تولید را مرور و ویرایش می کند.
محدودیت های بودجه :
اکثراً از یک سیستم بودجه بندی ظرف یک مدت کوتاه انتظارات زیادی می رود. باید بدانیم که هیچ بودجه ای بهتر از انسانهائی که آن را اجرا میکنند نیست و نمی توان رفتارها و علاقه مندیهای مردم را یک شبه تغییر داد. ایده بودجه بندی باید گفته شود و علاوه بر آن باید نشان داده شود. بودجه ممکن است در یک بخش پذیرش و اثر سریعی داشته باشد در حالیکه در سایر بخش تنها با بی میلی مورد پذیرش قرار گیرد. بعضی ها بودجه را تنها به عنوان یک کنترول منفی و چیزی که باید در مقابل آن مقاومت کرد و حتی الامکان آن را به تعویق انداخت به حساب می آورند . بعضی ها هم تنها به تأیید زبانی ایده بودجه بسنده می کنند اما در ذهن خود معتقدند که بودجه حتی در یک بخش هم قادربه عملکرد نیست. شانس یک بودجه آنست که بگوئیم بودجه در آن بخش کار نمی کند مگر آنکه اراده و خواست عمل کردن آن ایجاد شده باشد. بودجه بندی یک وسیله برنامه ریزی, کنترل و هماهنگی است و باید با همکاری انجام گیرد. زمان نیز طبیعتاً یک عامل مهم به شمار می رود.